Tugas ke II
A. Pengorganisasian Struktur
Manajemen.
1. Pengertian struktur organisasi ?
Menurut
Stone dan Wankel (1986:243) struktur organisasi adalah susunan dan hubungan
antarbagian komponen dan posisi dalam suatu perkumpulan ( Organizational structrure can defined as the arrangement and
interrelationship of the component parts and positions of a company ).
Jadi
struktur organisasi menspesifikasi pembagian aktivitas yang beraneka macam
dihubungkan sampai batas tertentu, juga menunjukan tingkat spesialisasi
aktivitas kerja. Struktur organisasi juga menunjukan hierarki dan struktur
otoritas organisasi serta memperlihatkan hubungan pelapornnya. Struktur
organisasi memberikan stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan organisasi
mempertahankan kedatangan dan kepergian individu serta untuk mengkoordinasi
hubungannya dengan lingkungan.
2. Jelaskan fungsi dari manajemen !
Menurut
George R. Terry (1976:56-57) mendeskripsikan fungsi manajemen dan orang
melakukan manajemen ( manajer ) ialah sebagai berikut :
1. Perencanaan ( Planning )
Ialah
menetapkan pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh kelompok untuk mencapai
tujuan yang digariskan, planning mencakup kegiatan pengambilan keputusan,
karena termasuk pemilihan alternatif-alternatif keputusan. Diperlukan kemampuan
untuk mengadakan visualisasi dan melihat ke depan guna merumuskan suatu pola
dari himpunan tindakan untuk masa mendatang.
Dalam
deskripsi fungsinya ialah sebagai berikut :
a.
menetapkan, dan mendeskripsikan, dan menjelaskan tujuan;
b.
memprakirakan;
c.
menetapkan syarat dan dugaan tentang kinerja;
d. menetapkan dan menjelaskan tugas untuk
mencapai tujuan
e. menetapkan rencana penyelesaian;
f.
menetapkan kebijakan;
g.
merencanakan standar-standar dan metode penyelesaian;
h.
mengetahui lebih dahulu permasalahan yang akan datang dan mungkin terjadi.
2. Pengorganisasian ( Organizing )
Dalam
organizing mencakup (a) membagi
komponen-komponen kegiatan yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan ke dalam kelompok-kelompok , (b) membagi tugas
kepada seorang manajer untuk mengadakan pengelompokan tersebut dan (c)
menetapkan wewenang di antara kelompok atau unit-unit organisasi.
Pengorganisasian berhubungan erat dengan
manusia, sehingga pencahrian dan penugasannya ke dalam unit-unit organisasi
dimasukan sebagai bagian dari unsur organizing. Ada yang tidak berpendapat
demikian , dan lebih condong memasukan staffing sebagai fungsi utama. Di dalam
setiap kejadian, pengorganisasian melahirkan peranan peranan kerja dalam
struktur formal dan dirancang untuk memungkinkan manusia bekerja sama secara
efektip guna mencapai tujuan bersama
Dalam
deskripsi fungsinya ialah sebagai berikut :
a.
mendeskripsikan pekerjaan dalam tugas pelaksanaan;
b.
mengklasifikasikan tugas pelaksanaan dalam pekerjaan operasional;
c.
mengumpulkan pekerjaan operasional dalam kesatuan yang berhubungan dan dapat
dikelola;
d.
menetapkan syarat pekerjaan;
e.
mengkaji dan menempatkan individu pada perkerjaan yang tepat;
f. mendelegasikan otoritas yang tepat kepada
masing-masing manajemen;
g.
memberikan fasilitas ketenagakerjaan dan sumber daya lainnya;
h.
menyesuaikan organisasi ditinjau dari sudut hasil pengendalian
3. Pergerakan ( Actuating )
Dalam
hal ini George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha
menggerakan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan
dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota
perusahan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai
sasaran-sasaran tersebut.
Dalam
deskripsi fungsinya ialah sebagai berikut :
a.
memberi tahu dan menjelaskan tujuan kepada para bawahan;
b.
mengelola dan mengajak para bawahan untuk bekerja semaksimal mungkin
c.
membimbing untuk mencapai standar operasional ( pelaksanaan )
d.
mengembangkan guna merealisasikam kemungkinan sepenuhnya;
e.
memberikan orang hak untuk mendengarkan;
f.
memuji dan memberikan sanksi secara adil
g.
memberi hadiah melalui penghargaan dan pembayaran untuk pekerjaan yang
diselesaikan dengan baik;
h.
memperbaiki usaha pergerakan dipandang dari sudut pengendalian.
4.
Pengendalian ( Controlling )
Controlling mencakup
kelanjutan tugas untuk melihat apakah kegiatan-kegiatan dilaksanakan sesuai
rencana. Pelaksanaan kegiatan dievaluasi dan penyimpangan-penyimpangan yang
tidak diinginkan diperbaiki supaya tujuan dapat tercapai dengan baik. Ada
berbagai cara untuk mengadakan perbaikan, termasuk merubah rencana dan bahkan
tujuannya, mengatur kembali tugas-tugas
atau merubah wewenang; tetapi seluruh perubahan tersebut dilakukan melalui
manusianya. Orang yang bertanggung jawab atas penyimpangan yang tidak
diinginkan itu harus dicari dan mengambil langkah-langkah perbaikan terhadap
hal-hal yang sudah atau akan dilaksanakan.
Dalam
deskripsi fungsinya ialah sebagai berikut :
a.
membandingkan hasil dengan rencana pada umumnya
b.
menilai hasil dengan rencana pada umumnya;
c.
menciptakan alat yang efektif untuk mengukur pelaksanaan;
d.
memberikan alat pengukur;
e.
memudahkan data yang detail dalam bentuk yang menunjukan perbandingan dan
pertentangan;
f.
menganjurkan tindakan perbaikan apabila diperlukan;
g.
memberitahukan anggota tentang interpretasi yang bertanggung jawab;
h.
menyesuaikan pengedalian dengan hasil.
3. Jelaskan manfaat struktur fungsional dan
divisional !
A.
Struktur fungsional mengelompokan fungsi-fungsi yang sama atau
kegiatan-kegiatan yang sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Semua
individu-individu yang melaksanakan fungsi yang sama dikelompokan bersama ,
seperti seluruh personalia penjualan, akuntansi, programmer computer, dan
sebaginya.
Manfaat
struktur fungsional
Adalah bahwa pendekatan ini menjaga kekuasaaan
dan kedudukan fungsi-fungsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesialisasi,
memusatkan keahlian organisasi , dan memungkinkan pengawasan manajemen puncak
lebih ketat terhadap fungsi-fungsi. Pendekatan ini cocok untuk lingkungan yang
stabil serta memerlukan koordinasi internal yang minimum, membutuhkan lebih
sedikit ketrampilan-ketrampilan dasar pribadi , dan meminimunkan duplikasi
personalia dan peralatan dari segi biaya.
B.
Struktur Divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk,
wilayah (geografis), langganan, dan proses atau peralatan.
Manfaat
struktur divisional
Organisasi
atas dasar divisi mempunyai beberapa kebaikan . Karena semua kegiatan,
ketrampilan dan keahlian yang diperlukan untuk memproduksi dan memasarkan
produk dikelompokkan menjadi satu di bawah seorang kepala, keseluruhan
pekerjaan dapat lebih muda dikoordirnasikan dan prestasi kerja yang tinggi
terpelihara. Di samping itu, baik kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan
meningkat , karena keputusan-keputusan yang di buat pada tingkat divisi dekat
dengan kancah kegiatan. Kebaikan-kebaikan struktur organisasi divisional dapat
diperinci sebagai berikut :
1.
Meletakan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi
pemberian tanggapan yang cepat.
2.
Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan
divisi yang khas.
3.
Merumuskan tanggung jawab secara jelas dan merumuskan perhatian pada
pertanggung-jawaban atas prestasi kerja, yang biasanya diukur dengan laba atau
rugi divisi.
4.
Membebaskan para kepala eksekutif untuk
pembuatan keputusan strategik lebih luas dan memungkinkan konsetrasi penuh pada
tugas-tugas.
5.
Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah.
6.
Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap devisi.
7.
Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik.
4. Jelaskan kerugian struktur fungsional dan
divisional !
A.
Kerugian atau kelemahan struktur fungsional ialah :
Struktur
fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi, menyebabkan
kemacetan-kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan, memberikan
tangapan lebih lambat terhadap perubahan, hanya memusatkan pada kepentingan
tugas-tugasnya, dan menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta
kurang inovatif
B.
Kerugian atau kelemahan struktur divisional ialah :
1.
menyebabkan berkembangnya persaingan “dysfunctional’
potensial antar sumber daya-sumber daya perusahaan dan konflik antara
tugas-tugas dan prioritas-prioritas.
2.
Masalah seberapa besar delegasi wewenang yang diberikan kepada manajer-manajer
divisi.
3.
Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya
overhead perusahaan.
4.
Dapat menimbulkan tidak konsistennya kebijaksanaan antara divisi-divisi.
5.
Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.
5. Cari kasus tentang organisasi
. berikan saran dari struktur fungsional dan divisional ?
KASUS
PT
Surya Makmur merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang furniture. Perusahaan sudah berdiri
semenjak tahun 1980 dan memiliki karyawan sebanyak 400 orang. Produk perusahaan
sudah terjual ke seluruh propinsi di Indonesia, bahkan telah dipasarkan hingga
ke mancanegara.
Penjualan dan pesanan produk furniture perusahaan semakin meningkat
telah menyebabkan perusahaan harus memikirkan untuk membuka kantor cabang
pemasaran di luar negeri. Seperti Malaysia, Singapuran dan Australia. Kondisi
ini telah menyebabkan aktivitas perusahaan menjadi jauh lebih kompleks.
Permasalahan timbul, apakah
perusahaan harus mengubah konsep manajemen organisasi dari konsep manajemen
global. Jika dirasa perlu apa dampak positif dan negative yang akan ditanggung
oleh pihak manajemen perusahaan. Berikan penjelasan anda atas kasus ini, serta
apa solusi yang sebaiknya harus
dilakukan oleh manajemen organisasi tersebut.
Saran
dari struktur fungsional dan divisional menurut saya adalah :
A.
saran secara struktur fungsional ialah menyiapkan segala yang ada bagi karyawan
agar dengan konsep buton up agar
karyawan siap untuk dalam melakukan perubahan mulai dari konsep domestik ke
konsep internasional serta manajemen organisasi dalam mengubah bentuk
organisasi dari model garis ke fungsional hingga ke modal garis dan staf harus
bercermin pada konsep representative, sehingga sesuai dengan kondisi organisasi
B.
saran secara struktur divisional ialah struktur divisional sangat berguna bagi
adaptasi lingkungan oleh karena itu harus ada pengakuan teknologi informasi dan
perkembangan zaman serta penemuan hal-hal yang baru agar dapat mendukung
perkembangan perusahaan ke arah internasional.
B. Actuating dalam manajemen
1. Pengertian actuating dalam manajemen ?
Actuating, atau
disebut juga gerakan aksi ialah mencakup kegiatan yang dilakukan seorang
manager untuk mengawali dan melanjutkan kegiatan yang ditetapkan oleh unsur perencanaan dan
pengorganisasian agar tujuan-tujuan dapat tercapai. Actuating mencakup penetapan
dan pemuasan kebutuhan manusiawi dari pegawai-pegawainya, memberi penghargaan,
memimpin, mengembangkan dan memberi kompensasi kepada mereka.
2. Jelaskan pentingnya actuating dalam
manajemen !
Hal
yang penting untuk diperhatikan dalam penggerakan (actuating) ini ialah bahwa
seorang karyawan akan termotivasi untuk
mengerjakan sesuatu jika :
(1)
merasa yakin akan mampu mengerjakan,
(2)
yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,
(3)
tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting,
atau mendesak,
(4)
tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan
(5)
hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.
Pertama,
adalah melakukan pengarahan (commanding), bimbingan (directing) dan komunikasi
(communication) (Nawawi, 2000:95). Dijelaskan pula bahwa pengarahan dan
bimbingan adalah kegiatan menciptakan, memelihara, menjaga atau mempertahankan
dan memajukan organisasi melalui setiap personil, baik secara structural maupun
fungsional, agar langkah operasionalnya tidak keluar dari usaha mencapai tujuan
organisasi (Nawawi, 2000:95). Kedua, penggerakan (actuating) tidak lain
merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan , dengan melalui
berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan
kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.
Fungsi
actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan
orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang
berarti bila tidak diikuti dengan pergerakan seluruh potensi sumber daya
manusia dan nonmanusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang
ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi.
Setiap SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah
ditetapkan.
3. Jelaskan prinsip actuating dalam manajemen
!
Menurut
Kurniawan (2009) prinsip-prinsip dalam penggerakan atau actuating antara lain :
1.
Memperlakukan pegawai dengan sebaik-baiknya
2.
Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia
3.
Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi
4.
Menghargai hasil yang baik dan sempurna
5.
Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih
6.
Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup
7.
Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya
Penjelasan menurut saya :
Point 1. Memperhatikan pegawai dengan
sebaik-baiknya ialah sebuah cara yang dilakukan agar pegawai dapat merasa
dirinya dimbimbing dan tetap diperhatikan agar kinerja yang diberikan dapat
sesuai dengan apa yang diharapkan
Point
2. Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia ialah dengan memberi
bimbingan dan pelajaran agar karyawan dapat memperoleh hal-hal yan baru
Point 3. Menanamkan pada manusia
keinginan untuk melebihi ialah hal ini dilakukan agar manusia tidak hanya harus
berdiam diri, tetapi terus melakukan inovasi-inovasi terbaru yang dapat berguna
bagi diri dan sekitarnya
Point 4. Menghargai hasil yang baik dan
sempurna ialah satu bentuk penghormatan, penghargaan, dan terima kasih kepada
manusia sebagai tanda kesuksesannya agar termotivasi untuk menjadi lebih baik
Point 5.
Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih ialah tidak memihak pada yang
salah dan berpegang terhadap kebenaran dan memberikan sesuai dengan apa yang
diterima
Point 6.
Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup ialah memberikan
sesuatu saat kesempatan itu sesuai dengan kemampuan manusia dan bantuan yang
cukup agar manusia dapat mandiri
Point 7. Memberikan dorongan untuk mengembangkan
potensi dirinya ialah dengan cara memberikan reinforcement, motivasi yang terbaik agar manusia merasa diperhatikan dan
mendapatkan dukungan
DAFTAR PUSTAKA
Mulyono. (2008). Manajemen Administrasi dan
Organisasi Pendidikan. Yogyakarta:Ar-Ruzz Media.
Handoko, H.T. (2009). Manajemen. Yogyakarta:BPFE Yogyakarta
Terry, G.R. (1993). Prinsip-Prinsip Manajemen. Jakarta:BUMI
AKSARA
Siswanto, H.B. (2010). Pengantar Manajemen.
Jakarta:BUMI AKSARA
Fahmi, Irham. (2011). Manajemen Teori, Kasus, dan Solusi.
Bandung:Alfabeta
